Bakgrund
Offentlig upphandling har fått en ökad betydelse i samhället de senaste decennierna, där offentlig sektor konkurrensutsätter delar av sin verksamhet i allt större utsträckning. Bakgrunden är att åstadkomma samma kvalitet till ett lägre pris genom marknadskrafter; enligt kommunallagen ska verksamheten bedrivas enligt principen om minsta möjliga kostnad för medborgarna.
Samtidigt ställer en osäker omvärldsutveckling allt högre krav på Sveriges militära och civila försvar. Totalförsvaret behöver anpassas för att kunna bemöta de nya utmaningarna i en föränderlig omvärld. Inom det civila försvaret är regionernas verksamhet, inklusive hälso- och sjukvården, en prioriterad del på grund av de stora konsekvenser som brister i krisberedskapen kan få för samhället.
Utmaning
Region Gävleborg gav Sirona i uppdrag att utvärdera huruvida outsourcing fortsatt bedöms som det bästa sättet att bedriva upphandlade verksamheter inom 1) Kollektivtrafik, 2) Fastighetsförvaltning och –service, 3) Lokalvård och 4) Restaurang och matservering.
Uppdraget innefattade att genomföra en konsekvensanalys på kort och lång sikt av en omställning till en lösning med intern leverans, så kallad backsourcing. Konsekvenser att analysera var huvudsakligen ekonomi (kostnader på kort och lång sikt), organisation (påverkan på ledning och styrning, kompetensförsörjning, allokeringsmöjligheter, samt kapacitetshantering) och krisberedskap.
Genomförande
Med hjälp av regionrepresentanter samlades övergripande data kring avtalsvillkor, kostnader, tillgångar och personalbehov in för respektive verksamhetsområde. För en mer detaljerad förståelse kring nuvarande krisberedskap genomfördes även fokusintervjuer med respektive verksamhetsområde, samt med regionens säkerhets- och beredskapsavdelning. Under fokusintervjuerna identifierades erfarenhet av krishantering, strukturer för krisledning samt för funktionen avgörande nyckelfunktioner. Utöver analys av regionens avtal, kostnader och erfarenheter genomfördes analyser av tidigare forskning samt relevanta dokument och riktlinjer från myndigheter såsom MSB och Upphandlingsmyndigheten.
Resultat
Utredningen visade att backsourcing huvudsakligen medför negativa konsekvenser, bland annat på grund av ökade kostnader och förlust av de stordriftsfördelar som externa leverantörer ofta erbjuder. Generellt rekommenderades fortsatt outsourcing tillsammans med en översyn av avtalsvillkor kring krisberedskap, exempelvis vad gäller krav på aktiva förebyggande åtgärder, lagerhållning samt villkor vid force majeure.
Vill du veta mer?
Om du vill veta mer om hur Sirona arbetat med uppdraget, kontakta Marit Vaagen.
”Vi anlitade Sirona för ett komplext uppdrag som flera andra konsulter hade bedömt som för svårt. Sirona arbetade konsekvent utifrån sin metod, men var även lyhörda för våra synpunkter och andra påverkansfaktorer. Det gjorde att de kunde ta fram en tydlig analys och relevanta förslag som vi kan använda för att stärka vår robusthet.”
– Johan Sørensson, Stabsdirektör Region Gävleborg
