Bakgrund
Region Västernorrland stod inför omfattande ekonomiska utmaningar, där kostnaderna för det administrativa arbetet behövde minskas. Som ett komplement till interna genomlysningar och processförbättringar beslutade Regionfullmäktige att en extern utredning skulle tillsättas. Utredningen syftade till att minska kostnaderna inom ramen för de administrativa arbetsuppgifterna i hela regionen, men också peka på handlingsalternativ som kan ge ett effektivare administrativt arbete.
Utmaning
Sirona fick i Q4 2022 uppdrag att utreda och ta fram åtgärder för ett effektivare administrativt arbete i Region Västernorrland, där förslaget skulle redovisas i tre scenarier med ekonomiska effekter om 50, 100, respektive 200 miljoner kronor i besparingar. En konsekvensanalys av vilken påverkan åtgärdsförslagen får för regionens verksamhet skulle tas fram, tillsammans med tidsperspektiv på förväntad effekthemtagning.
Genomförande
Initialt genomfördes en övergripande analys av den historiska utvecklingen av kostnader och personal inom regionen, både helhetligt och specifikt avseende administration, för att få en helhetlig bild av utvecklingen och en första indikation kring områden med effektiviseringspotential. Historisk utveckling användes för att estimera framtida kostnadsgap om inga åtgärder genomförs. För att få en uppfattning av regionens situation i jämförelse med andra gjordes en nationell jämförelse av kostnader och antal anställda.
För att kartlägga regionens administrativa processer och få en uppfattning kring möjliga förbättringsområden genomfördes över 50 intervjuer och fokusgrupper med utvalda nyckelpersoner inom såväl hälso- och sjukvården som regionens administrativa funktioner. Detta kompletterades med en fördjupad omvärldsanalys för att jämföra Region Västernorrland med andra utvalda regioner. Tillsammans med Sironas beprövade erfarenhet och existerande databas av åtgärder inom hälso- och sjukvården formulerades åtgärdsförslag, inklusive effektberäkning, konsekvensanalys och framgångsfaktorer.
Resultat
Projektet identifierade totalt 54 åtgärder inom sex olika kategorier: strukturella åtgärder, digitalisering, kompetensväxling, samordning, standardisering och robotisering. 21 av dessa åtgärder prioriterades och konkretiserades genom fördjupad utredning. Utifrån effektstorlek och komplexitet i genomförande paketerades de 21 prioriterade åtgärderna i tre scenarion med tillhörande åtgärdspaket. Vid fullt genomförande beräknas de tre åtgärdspaketen leda till en reduktion av regionens årliga kostnader med 300 miljoner kronor per år, tillsammans med kvalitativa effekter såsom frigjord tid för chefer och vårdpersonal samt förbättrad kvalitet och effektivitet i processer.
För att erhålla ett helhetligt beslutsunderlag inför genomförandet beställde regionen ett tilläggsuppdrag av Sirona som syftade till att utreda, analysera och konkretisera de 33 åtgärdsförslag som prioriterades ned under Sironas utredning. Tilläggsuppdragets resultat visade på potentiella kostnadsreduktion om ytterligare 40 miljoner kronor per år om samtliga åtgärder genomförs fullt ut, tillsammans med kvalitativa effekter såsom förbättrad arbetsmiljö.
Sirona presenterade utredningens resultat och framgångsfaktorer vid ett genomförande för Regionstyrelsen på plats i Härnösand i maj 2023. Särskilt fokus lades på framgångsfaktorer vid ett genomförande.
Vill du veta mer?
Om du vill veta mer om hur Sirona arbetat med uppdraget, kontakta Marit Vaagen.
